- Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Przedsiębiorców i księgowych czeka kolejna technologiczna rewolucja jaką jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czym zatem jest KSeF? Jest to system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur w ujednoliconej strukturze logicznej (faktura ustrukturyzowana) zapisanej w formacie xml.
- Dla kogo KSeF?
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 r. jednak na chwilę obecną ma on charakter fakultatywny i podatnicy mogą, ale nie muszą z niego korzystać.
W zależności od statusu podatnika VAT termin obligatoryjnego stosowania przepisów o KSeF kształtuje się następująco:
- od 1 lipca 2024 r. – czynni podatnicy VAT,
- od 1 stycznia 2025 r. – zwolnieni podatnicy VAT.
Biorąc pod uwagę fakt, że zazwyczaj zwolnieni podatnicy z VAT otrzymują faktury od czynnych podatników VAT to może warto by również ci zwolnieni zaczęli korzystać z KSeF-u wcześniej, w szczególności, że okres 01.07.2024 – 31.12.2024 ma być okresem w trakcie którego nie będzie sankcji zatem może to być doskonały czas na poznanie systemu, tak by po 1 stycznia 2025 r. prawidłowo stosować się do wszelkich zapisów ustawy wprowadzającej KSeF.
- Jakie transakcje znajdą się w KSeF, a jakie nie?
Pomimo zakładanej powszechności funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur nie wszystkie transakcje się w nim znajdą.
Najczęściej spotykane dokumenty, których nie znajdziemy w KSeF to:
- faktury wystawiane przez zagranicznych podatników – obowiązek wystawiania faktury przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- faktury wystawiane w ramach transakcji B2C a więc na rzecz nabywców towarów lub usług będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.
Jeśli chodzi o dokumenty, o których mowa w punkcie pierwszym to ustawodawca dopuścił na zasadzie dobrowolności możliwość wystawiania faktur w KSeF przez podatników zagranicznych, jeśli natomiast chodzi o przypadek z punktu drugiego – prawodawca tego nie zastrzegł, co może oznaczać, że wystawienie faktury przy pomocy KSeF dla transakcji detalicznej byłoby działaniem niepożądanym a nawet nieprawidłowym.
Ponadto w KSeF nie będzie też m.in.:
- paragonów z NIP nabywcy (tzw. faktury uproszczone całkowicie przestaną istnieć po 1 stycznia 2025),
- paragonów dokumentujących przejazdy autostradą,
- biletów spełniających funkcję faktury.
Powyższe oznacza, że wciąż pozostanie katalog dokumentów, które będą musiały być przetwarzane tak jak do tej pory.
- KSeF szansą czy problemem?
Zwykle bywa tak, że nakładane nowe obowiązki na przedsiębiorców są dla nich utrudnieniem i zazwyczaj wymagają poniesienia dodatkowych wydatków. Ministerstwo Finansów wprowadzając obligatoryjność stosowania Krajowego Systemu e-Faktur udostępnia także darmowe narzędzia informatyczne:
- aplikacja podatnika KSeF,
- aplikacja e-Mikrofirma (dla JDG).
Nie mniej jednak są to dość proste narzędzia a duża część przedsiębiorców już dziś korzysta z dostępnych na rynku narzędzi umożliwiających sprawne fakturowanie, prowadzenie gospodarki magazynowej czy rozliczanie płatności. Najpewniej – przynajmniej większość z tych programów – będzie dostosowana do wymogów narzuconych przez prawodawcę, jednak to rolą przedsiębiorcy jest upewnienie się czy tak faktycznie jest.
Zaplanowany sposób funkcjonowania KSeF-u może budzić serię problemów i wątpliwości. Przedstawiając je skrótowo w pigułce, jako nasuwające się w pierwszej kolejności wymienić można:
- termin wystawienia oraz otrzymania faktury ustrukturyzowanej przekładający się na moment obowiązku podatkowego oraz prawa do odliczenia.
Obecnie podmiot wystawiał fakturę np. 1 grudnia 2023, taka data widniała na fakturze i była obowiązującą datą wystawienia. Zgodnie z KSeF fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do krajowego systemu e-Faktur. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której fizycznie faktura zostanie wystawiona przez podatnika np. 31 lipca 2024 r. ale przesłana do KSeF-u (z przyczyn zależnych lub niezależnych od podatnika) dopiero 1 sierpnia 2024 r.
Natomiast data otrzymania faktury definiowana jest jako dzień przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę. W tym przypadku dochodzi nam jeszcze problem fikcji doręczenia. Jeśli sprzedawca skutecznie wystawi fakturę ustrukturyzowaną, to nawet jeśli nabywca nie posiada umiejętności ani odpowiednich narzędzi to będzie to oznaczać, że ją otrzymał. Nawet jeśli nigdy nie zalogował się do KSeF, to i tak będzie się uznawać, że wszystkie faktury wystawione na jego NIP zostały przez niego odebrane.
- nabywca niejako nie ma wpływu na to, jakie faktury zostaną wystawione na jego dane – wszystkie skutecznie wystawione i przesłane do KSeF będą uznane jako jego faktury. Z tego powodu przedsiębiorca będzie musiał z uważnością weryfikować czy otrzymana faktura rzetelnie dokumentuje transakcję, jak również czy w ogóle odzwierciedla zakup którego dokonał. Niemożliwe jest by podmiot zewnętrzny bez jego udziału pobrał dokumenty z KSeF-u i zaksięgował je bez odpowiedniej weryfikacji przez samego przedsiębiorcę (zgodnie z wypracowanymi przez niego procedurami).
- jak już wyżej wspomniano, transakcje B2C mają co do zasady nie trafiać do KSeF-u. Jednak w niektórych sytuacjach problemem może być jednoznaczna identyfikacja kim jest nabywca – gdy w rzeczywistości nabywca ten prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT (ale nie w rozumieniu Prawa przedsiębiorców) polegającą na wynajmie prywatnym, działalności nierejestrowanej etc. i zakupów dokonał w związku z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.
- prawidłowe fakturowanie przy pomocy KSeF-u wymaga zapewnienia stałego, sprawnego łącza internetowego. Ustawodawca co prawda przewidział postępowanie na wypadek awarii jednak można przypuszczać, że dłuższa awaria może sparaliżować działanie przedsiębiorstwa i nastręczyć pewnych trudności.
Czy jednak KSeF to same problemy? Oczywiście, że nie. Do zalet możemy zaliczyć:
- jednolity format ustrukturyzowanej faktury, który ułatwi wymianę dokumentów gdyż nie trzeba będzie dostosowywać się do różnych formatów faktur. Wystarczy bowiem pobrać
e-Fakturę z KSeF dostępną w takim samym formacie od wszystkich dostawców (z zastrzeżeniem, że nie każdy rodzaj dokumentu znajdzie się w KSeF, o czym była mowa powyżej), - zgodnie z zapisami Ustawy Krajowy System e-Faktur będzie przechowywał wszystkie faktury z okresu ostatnich 10 lat, co oznacza że co do zasady znikną duplikaty faktur (oprócz duplikatów do faktur wystawionych przed wejściem w życie KSeF). Oznacza to też, że w okresie powszechnego obowiązywania KSeF-u (czyli po 1 stycznia 2025 r.) sprzedawca nie będzie musiał przekazywać faktur poza KSeF (z zastrzeżeniem wystawiania dokumentów dla podmiotów nie mających dostępu do KSeF).
Biuro Rachunkowe Open Tax Żaneta Szaga wyjdzie także naprzeciw zmianom. Wdrażamy narzędzie umożliwiające m.in.:
- bezpieczne i szybkie dostarczanie drogą elektroniczną dokumentów do Biura,
- bieżący podgląd kwot podatków i składek,
- fakturowanie własnej sprzedaży (spełniające wymogi KSeF),
- docelowo narzędzie to umożliwi sprawny obieg dokumentów po wejściu w życie KSeF-u, minimalizując przekazywanie dokumentacji papierowej.
Osoby zainteresowane współpracą zapraszamy do kontaktu.
